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二连浩特市机构编制委员会办公室档案管理制度

发布时间：2015-10-14
来源：二连浩特市编办

<div class=TRS_Editor>                                                                    二连浩特市机构编制委员会办公室 
                                                                                    档案管理制度 
 
      为加强我办档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合我办档案工作的实际，制定本制度。 
一、档案管理员工作职责 
1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的文明建设服务。 
2、加强与各科室的沟通，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。 
3、坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度，提高警惕，防止失密、泄密等事故发生。 
4、积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。 
5、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。 
6、切实做好档案室的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的“八防”工作，达到档案无丢失、无霉变、无差错。 
二、档案立卷归档制度 
1、凡是在本办日常工作中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等进行归档。 
2、本办领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为己有。 
3、文件归档范围，按市档案局的有关规定收集。 
4、各科室一般应及时将上年度应归档的文件向档案室移交，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚， 
三、档案室管理制度 
1、档案室是存入各类档案的重地，档案室钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。 
2、档案室要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。 
3、档案室内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查档案室，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在档案室内严禁吸烟，确保档案室安全。 
4、档案室内档案分类存放，排列要整齐有序，便于查找。不得在档案室内存放个人物品或堆放杂物。 
5、要定期进行档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。 
6、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案室的交接手续。 
四、档案借（查）阅制度 
1、明确分管领导和档案管理员职责，实行专人专管。 
2、管理员做好借阅登记簿的登记记录（借阅时间、借阅人、借阅内容、归还时间）。 
3、本单位工作人员因工作需要可以直接与管理员借（查）阅，只可在本单位范围内借（查）阅。 
4、本单位工作人员因工作需要或帮助外单位借阅并带走，须经分管领导同意和外单位的介绍信（证明）方可带走。 
5、外单位工作人员借（查）阅档案要持介绍信（证明），经分管领导批准后，方可借阅或带走，管理员登记借阅人员情况，借阅目的和范围。 
6、没有特殊情况，档案材料一般只准在档案室内借阅，未经分管领导批准不得带走。 
7、借阅期限不超过一周，确需延期，须经分管领导同意并另行办理借阅手续。 
8、借阅者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。借出的档案不得转借他人，不准带到公共场所查阅。 
9、借阅者需摘抄(复制)档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄(复制)的内容经管理人员校对并加盖我办公章 
后方为有效。 
10、借阅者带走的档案复制件，不得擅自以任何形式全文公布或复制。 
11、借阅者要爱护档案，不准擅自摘录、复印，更不得拆开、调换、污损、涂改、圈点、做任何记号、勾线、折角、添字、抽页和损坏档案等，查阅时严禁吸烟。 
12、归还档案时，档案管理人员必须详细检查，核对无误后，且借阅双方交接清楚，并在借阅登记簿上进行注销。 
13、归还档案时，如有发现档案缺页、损坏、丢失等情况，要严厉查处并且在登记簿上对借阅者或借阅单位做不良记录。 
14、借阅者如果不按时归还，经请示分管领导后，不再安排下一次的借阅。 
五、档案保密制度 
1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。 
2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。 
3、已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。 
4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员随便翻阅，用后立即归档。 
5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。 
6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。 
7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。 
8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。 
9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。 
10、严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。 
六、档案鉴定和销毁 
1、档案的鉴定工作在市档案局工作人员指导下进行鉴定。根据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。 
2、经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。 
3、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。 
4、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。 
5、严禁任何人、任何科室擅自销毁各类档案和数字档案。</div>